個人情報保護制度のあらまし（令和5年4月1日からの個人情報保護法に基づく制度）

このページは、令和5年4月1日からの個人情報の保護に関する法律（「個人情報保護法」）に基づく所沢市の個人情報保護制度に関する内容です。
令和5年3月31日までの所沢市の個人情報保護制度は、次のページをご覧ください。
個人情報保護制度のあらまし（令和5年3月31日まで）
所沢市では、所沢市個人情報保護条例に基づき、所沢市民の皆さまの個人情報の保護に努め、また、市で保有するご本人の個人情報の開示・訂正などの請求手続きのご案内等を行ってきました。
こうした個人情報保護制度は、令和5年4月1日から、所沢市の条例に基づく制度から、国の法律である個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）に基づく制度に切り替わりました。

社会全体のデジタル化が進む中、官民や地域の枠を超えたデータ利活用を促進するため、個人情報保護とデータ流通の両立に必要な全国的な共通ルールが必要として、所沢市を含む、地方自治体の個人情報保護制度は国の法律である「個人情報保護法」に基づく制度に切り替わりました。

• ポイント1：国の法律に基づく個人情報保護制度に切り替え
  所沢市を含む地方自治体の個人情報保護制度は、国の法律である個人情報保護法に基づく制度に切り替わりました。

• ポイント2：市の個人情報の管理などは引き続き適切に実施
  利用目的の明示や安全管理措置などこれまでと同様に適切に実施していきます。

• ポイント3：委託事業者などへの適切な指導・監督
  市が行う業務を委託する場合などは、個人情報の適正な管理や安全保護の措置を講じさせ、市は指導・監督していきます。

• ポイント4：専門家などからなる審議会の意見を聞く
  個人情報の適切な取扱い確保のため、これまで同様、専門家で構成する所沢市情報公開・個人情報保護審議会に意見を聞きます。また、国の個人情報保護委員会に必要な情報提供や技術的な助言を求めていきます。

• ポイント5：自己情報開示請求・訂正請求・利用停止請求の手数料は現行制度を維持
  自己情報開示請求等の決定期限は、開示請求、訂正請求、利用停止請求のいずれも30日以内です。また、請求費用は無料ですが、これまでと同様に複写や郵送料は実費負担が必要です。

行政機関個人情報保護法、独立行政法人等個人情報保護法、個人情報保護法の3本の法律を1本の法律に統合し、所沢市を含む地方公共団体の個人情報保護制度についても統合後の法律に従うこととなりました。
個人情報の定義等は統一され、全体の所管が個人情報保護委員会に一元化されました。
また、個人情報保護法のほか、独自の個人情報の保護措置が必要な場合は、法の範囲内で必要な規定を市条例で定めることができることとされました。
所沢市の独自の個人情報の保護措置及び個人情報保護法の施行に必要な事項については、所沢市情報公開・個人情報保護審議会の答申を踏まえ、所沢市個人情報の保護に関する法律施行条例（令和4年条例第16号）を新たに制定しました。
また、地方公共団体の議会については改正後の個人情報の保護に関する法律の適用外とされていることから、所沢市議会では、｢所沢市議会の個人情報の保護に関する条例｣を新たに制定しました。
統一された定義

• 個人情報の定義
  生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、顔写真、個人識別符号（番号、記号、符号により個人を識別できる情報）などにより特定の個人を識別することができる情報をいいます。
• 要配慮個人情報の定義
  本人に対する不当な差別・偏見その他の不利益が生じないよう、取扱いについて特に配慮を要する個人情報をいいます。

所沢市の個人情報保護制度の対象となる機関は、市長、教育委員会、選挙管理委員会などが対象となります（議会は「所沢市議会の個人情報の保護に関する条例」を定めているため対象外となります）。
市における個人情報保護制度の取組

1. 市が保有する個人情報の保護
   ･個人情報等の適切な取扱い
2. 自己情報のコントロール
   ･個人情報ファイル簿の作成・公表
   ･自己情報開示、訂正、利用停止請求

市が保有する個人情報は、個人情報保護法の規定に基づき適切に取り扱います。主なルールは、次のとおりです。

• 個人情報の利用目的の明示と保有の制限等
• 安全管理措置等
• 業務委託などにおける個人情報の保護
• 利用及び提供の制限など

市が保有する個人情報を適切に取り扱っていくための体制・仕組みづくりを講じていきます。

• 国の個人情報保護委員会と所沢市情報公開・個人情報保護審議会
• 市の個人情報保護体制の強化
• 市民や事業者への支援
• 苦情への適切な対応

個人情報保護法に基づき、個人情報の保有状況に関する事項を記録した「個人情報ファイル簿（解説）」を作成し、市政情報センターのほかホームページでも公表しております。
（解説）個人情報ファイル簿とは、市が保有する個人情報（職員が職務上作成し、又は取得した個人情報で職員が組織的に利用するものとして保有しているもの）を特定の個人を検索できるよう体系化したものを、その存在及び概要を明らかにするために整備した帳簿のことです。電子情報のほか、紙資料でも体系化されているものも含まれます。

自己情報開示等請求は、個人情報保護法に基づく制度に切り替わりましたが、所沢市では開示などの手数料について、これまでの自己情報開示等請求と変わらないようにしました。

1.請求できる人
自己情報は、これまでの制度と同様、開示が適当でない情報以外は、開示請求を行うことができます。
また、訂正請求は事実でないときに、利用停止請求は法の規定に反して保有、取得、利用又は提供されたときにそれぞれ行うことができます。
2.請求の手続
開示・訂正・利用停止請求は、本人による請求のほか、法定代理人、本人の委任を受けた任意代理人による請求もできます。
また、窓口での請求のほか、住民票の写し等の住所の確認書類があれば、郵送での請求もできます。
[受付窓口]

• 市民部市民相談課内に設置する「市政情報センター」
• 上下水道局総務課内に設置する「上下水道局公文書公開コーナー」
  (ただし上下水道局公文書公開コーナーでは、上下水道事業管理者の管理する個人情報の請求に限って受け付けます。)

[請求方法]

• 受付窓口に請求書を持参
  (請求には、身分証明書等の本人確認の書類及び法定代理人であることを証明する書類等が必要です。)
• 電子申請
  (電子申請で個人情報の開示等の請求をする場合は、事前に電子署名（公的個人認証）の取得が必要です。)
  電子申請のページはこちら
• 受付窓口に請求書を郵送
  (郵送で個人情報の開示等の請求をする場合は、個人情報開示請求等のページをご覧ください。)

3.開示等決定の期限
市民の方などから自己情報の開示請求等があった場合、開示請求、訂正請求、利用停止請求のいずれも開示請求等があった日から30日以内に開示等の決定をします。
保有個人情報の量が大量であるなど相当の期間を要する場合は、30日以内に限り延長する場合があります。
また、著しく保有個人情報が大量であるなどの場合は、開示ができる準備ができたところから開示していく特例延長が適用されることもあります。延長・特例延長の期限や理由をご通知します。
4.開示・訂正・利用停止請求
開示等にかかる手数料は、無料です。
開示文書の複写や郵送に要する費用は、これまでどおり実費負担をいただきます。
5.救済制度
個人情報保護制度を実効のあるものとするため、附属機関として「所沢市情報公開・個人情報保護審査会」を設置しています。この審査会は、個人情報の開示決定等又は訂正決定等に審査請求があった場合に、実施機関からの諮問を受けて審査請求の内容を審議し、当該決定の当否について答申するものであり、実施機関はその議に基づいて審査請求についての決定をしなければなりません。
なお、市の処分等につき不服のある者は、この審査請求制度のほかに、行政事件訴訟法により裁判所に対して救済を求めることができます。
6.是正の申出
個人情報の取扱いが不適正であると認めるときは、その是正を申し出ることができます。
7.罰則
個人情報保護法により個人情報を不正に取り扱った者への罰則を設けています。
8.情報公開・個人情報保護審議会
制度の適正かつ円滑な運営を図るため、市民代表と知識経験者からなる情報公開・個人情報保護審議会を設置しています。