戸籍の附票の写しの誤交付について（9月11日発表）

住民基本台帳事務における支援措置の申出者の住所が記載された戸籍の附票の写しを相手方に交付する事案が発生しましたので公表いたします。

注記：支援措置とは、ＤＶ等の被害者である申出者に対して、支援の必要性が確認された者に、相手方が住民基本台帳一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付並びに戸籍の附票の写し等の交付の制度を不当に利用して、支援措置対象者の住所を探索することを防止し、支援措置対象者である申出者の保護を図るための制度です。

（1）令和6年8月8日（木曜）、所沢市役所市民課において、別居中の夫婦の妻から戸籍の附票の写しの請求があり、本人による請求であったため、家族の住所等が記載されたものを交付した。
（2）同月26日（月曜）、申出者（夫）は、相手方（妻）の代理人が自身の住所の記載がある戸籍の附票の写しを持っていたことに気が付いた。
（3）翌日27日（火曜）、申出者（夫）より連絡があり本件を確知した。

（1）戸籍の附票の写しの交付手続きの際、担当職員による支援措置対象者に係る書類の記載の見落とし及び戸籍システムにおける発行抑止アラームの内容の不足により、証明書を発行したため。

（1）同月27日（火曜）、申出者（夫）に電話で謝罪し、同日担当課長他1名が申出者（夫）の自宅を訪問し、改めて謝罪と説明を行った。
（2）現在、申出者（夫）は宿泊施設に一時避難し、転居の準備を進めている。

（1）従来も実施していた戸籍システムでの附票発行抑止のアラーム表示に加え、ポップアップ表示を追加して注意喚起を強化する。
（2）管理台帳に加え戸籍システムのアラーム画面のハードコピーを確認担当職員に渡すことでチェック体制を強化する。
（3）支援措置対象者の書類は色付きの目立つファイル等を使用して管理する。
（4）支援措置管理票においてもマーカー等で強調し注意喚起する。
（5）確認を強化するため証明書発行時は申請書と管理票等を複数の正規職員で対応する。
以上の対応策の実施を始めました。

関係者の皆様には、ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げるとともに、今後このようなことが二度とないよう、再発防止策を徹底してまいります。

市民部市民課
電話：04-2998-9087