郵送による住民票、戸籍証明書等の申請方法

戸籍や住民票の証明書は、郵送で請求することができます。
申請書等をポストに投函いただいてから証明書がお手元に届くまでには、郵便事情にもよりますが、1週間から10日ほどかかります。
（注釈）令和6年3月1日より、本人・配偶者・父母・子など（直系尊卑属）の戸籍証明書・除籍証明書は、全国のどの市区町村窓口でも取得することができるようになりましたが、郵送請求は対象外です。本籍が所沢市の戸籍証明書のみご請求いただけます。詳しくは法務省ホームページ（外部サイト）をご参照ください。

「戸籍謄抄本等郵送申請書」をダウンロードしていただくか、全国の市区町村窓口で使用している申請書をご利用ください。
また、次の必要事項を記載した書面でも申請可能です。
【必要事項】

• 本籍
• 筆頭者氏名
• （抄本、身分証明書、独身証明書の場合）必要な方の氏名
• （受理証明書の場合）届出人の氏名、生年月日、国籍
• 必要な証明書の種類とその通数
• 使用目的及び提出先
• 申請者の氏名、住所、日中連絡の取れる電話番号

（注釈）申請者氏名は自署をお願いします。

手数料分の「定額小為替」を郵便局で購入し同封いただくか、「現金書留」でお送りください。
金額は「証明書の手数料」の項目をご参照ください。
（注釈）定額小為替には何も記入しないでください。

切手を貼って、宛名と宛先（申請者の氏名及び住民登録地）を記入したものを同封してください。
速達または書留等を希望される場合には、通常の郵便料金に加え速達料金または書留料金を加算した金額の切手を貼付してください。

申請者のマイナンバーカード、運転免許証、健康保険証、在留カード等（現在の住民登録地が印字されている有効期限内のもの）のコピーを同封してください。

戸籍に名前が載っていない方が請求する場合には、関係を確認することができる戸籍等のコピーを同封してください。
所沢市の戸籍で関係を確認できる場合は、省略することができます。
また、法定相続人が相続手続きで請求する場合は、相続の発生・被相続人との関係・相続順位が確認できる戸籍等のコピー、もしくは法務局が交付する法定相続人情報一覧図のコピーが必要となります。
（注釈）関係を確認できる戸籍とは、例えば父母の戸籍を子が請求する場合において、子の現在の戸籍謄本や、父母と同じ戸籍に入っていた時の戸籍謄本となります。
（注釈）氏を複数回変更された方については、所沢市に本籍があった方でも現在の戸籍等のコピーを同封いただく必要がある場合がございます。詳しくはお電話にてお問い合わせください。

上記1から4のほか、以下のものが必要です。

• 対象者と請求者の利害関係証明書類
• 発行から3ヶ月以内の登記事項証明書
• ご担当者が法人に所属していることが分かる書類（社員証のコピー等。名刺は不可）
• 送付先の所在地を確認できる書類の写し（登記簿や社員証に送付先住所の記載があれば不要）

（注釈）法人の場合は、申請書に社判の押印及び代表者の記名が必要です。

「住民票郵送申請書」をダウンロードしていただくか、全国の市区町村窓口で使用している申請書をご利用ください。
また、次の必要事項を記載した書面でも申請可能です。
【必要事項】

• 所沢市の住所
• 必要な方の氏名
• 必要な証明書の種類とその通数
• 世帯主との続柄、本籍地、マイナンバー（個人番号）の記載の有無
• 外国人住民の場合は、世帯主との続柄、国籍等、在留カード等の番号、在留資格・在留期間・在留期間の満了の日、マイナンバー（個人番号）の記載の有無
• 使用目的及び提出先
• 申請者の氏名、住所、日中連絡の取れる電話番号

（注釈）申請者氏名の自署または記名押印が必要です。

手数料分の「定額小為替」を郵便局で購入し同封いただくか、「現金書留」でお送りください。
金額は「証明書の手数料」の項目をご参照ください。
（注釈）定額小為替には何も記入しないでください。

切手を貼って、宛名と宛先（申請者の氏名及び住民登録地）を記入したものを同封してください。
速達または書留等を希望される場合には、通常の郵便料金に加え速達料金または書留料金を加算した金額の切手を貼付してください。
（注釈）マイナンバー（個人番号）を記載した住民票の写しについては、簡易書留での返送を推奨しております。
（注釈）代理人によるマイナンバー（個人番号）記載の住民票の写しの請求については、ご本人宛に返送いたします。（代理人宛には返送できません。）

申請者のマイナンバーカード、運転免許証、健康保険証、在留カード等（現在の住民登録地が印字されている有効期限内のもの）のコピーを同封してください。

相続手続きなどで、第三者（本人または本人と同一世帯の方以外の方）が請求する場合には、申請者と対象者の関係がわかる戸籍等のコピーを同封してください。
また、法定相続人が相続手続きで請求する場合は、相続の発生・被相続人との関係・相続順位が確認できる戸籍等のコピー、もしくは法務局が交付する法定相続人情報一覧図のコピーが必要となります。
（注釈）関係を確認できる戸籍とは、例えば父母の戸籍を子が請求する場合において、子の現在の戸籍謄本や、父母と同じ戸籍に入っていた時の戸籍謄本となります。

上記1から4のほか、以下のものが必要です。

• 対象者と請求者の利害関係証明書類
• 発行から3ヶ月以内の登記事項証明書
• ご担当者が法人に所属していることが分かる書類（社員証のコピー等。名刺は不可）
• 送付先の所在地を確認できる書類の写し（登記簿に送付先住所の記載があれば不要）

（注釈）法人の場合は、申請書に社判の押印及び代表者の記名が必要です。

【戸籍の証明書

• 全部・個人事項証明書（戸籍謄本・抄本）　450円
• 改製原戸籍謄本・抄本　750円
• 除籍謄本・抄本　750円
• 戸籍の附票の写し　200円
• 身分証明書　200円
• 独身証明書　200円
• 受理証明書　350円

【住民票の写し等】

• 住民票の写し　200円
• 除住民票の写し　200円
• 住民票記載事項証明書　200円

（注釈）公的年金・児童扶養手当の申請に使用する戸籍の請求につきましては、手数料が減免されることがあります。詳しくは電話にてお問い合わせください。

〒359-8501
埼玉県所沢市並木一丁目1番地の1
所沢市役所市民課宛て

• 戸籍の証明書（身分証明書、独身証明書、受理証明書を除く）は、戸籍に記載されている本人またはその配偶者、直系の方が請求することができます。
• 身分証明書、独身証明書は本人が請求することができます。
• 受理証明書は届出人が請求することができます。届出人とは、戸籍の届書を持参した方ではなく、届書に署名押印した方です。
• 住民票の写しはご本人またはご本人と同一世帯の方が請求できます。
• 請求できる方の詳細については、「関連リンク」から請求しようとしている証明書のページをご参照ください。
• 本人に代わって代理人が請求する場合は、「委任状」が必要です。委任状は下記のリンクページからダウンロードできます。

（注釈）当該交付請求の権限に限って作成された委任状は原本還付を行っておりません。それ以外の場合で原本還付を希望する場合には、「原本と相違ない」旨を記載した写しも送付してください。

• 第三者の方が戸籍謄本等の証明書、住民票の写しを請求する場合には、正当な理由（自己の権利行使や義務履行に必要な場合、または国又は地方公共団体に提出する必要がある場合）を具体的に示していただく必要があります。申請書に詳細な請求理由をご記入いただき、そのことが確認できる資料を同封してください。
• 必要書類をポストに投函いただいてから証明書を受け取るまでに1週間から10日ほどかかります。お急ぎの場合は速達などをご利用ください。
• 申請内容の不備や手数料の不足等があった場合にはお電話いたしますので、申請書に日中ご連絡の取れるお電話番号をご記入ください。
• 所沢市では平成16年11月27日に戸籍を改製（作り変えること）しております。戸籍の変動事項を行っていなくても所沢市での戸籍が二通以上存在する場合がございます。相続手続き等でお生まれからお亡くなりになるまでの一連の戸籍を請求する際は、複数通数分の手数料を同封いただくことをお勧めしています。（事前にお問い合わせいただいても何通あるかをお調べすることはできません。また、お釣りが発生した場合には定額小為替でお返しいたします）